Privacy Policy

 

KidzEigen hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. KidzEigen houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy;

  • Verwerking van je persoonsgegevens beperkt blijft tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

  • Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;

  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;

  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

  • Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als KidzEigen zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze Privacy policy, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

KidzEigen
Contactpersoon: Steffie Moonen
info@kidz-eigen.nl
06-23299351

Dossier

Als orthopedagoog leg ik in een dossier alle gegevens vast die noodzakelijk zijn voor de kwaliteit en de continuïteit van de professionele relatie en voor het afleggen van verantwoording in het kader van de professionele relatie. Dit zijn gegevens van de cliënt en diens systeem. Ik bewaar het dossier twintig jaar. De bewaartermijn wordt gerekend vanaf het jaar waarin de professionele relatie met de cliënt is geëindigd. 

Verwerking van persoonsgegevens

Persoonsgegevens van cliënten worden door KidzEigen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het uitvoering geven aan de behandelovereenkomst

  • Administratieve doeleinden

  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen op het gebied van administratie en bewaartermijn

  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen op het gebied van het aanleveren van informatie aan het CBS

  • Het declareren van zorgkosten bij de gemeente

  • Het behandelen van een klacht of geschil

  • Het laten opstellen van de verplicht gestelde jaarrekening en aangifte inkomstenbelasting (KidzEigen is een eenmanspraktijk)

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan KidzEigen de volgende persoonsgegevens van je vragen:

  • NATWE-gegevens van cliënt en zijn/ haar ouders/ verzorgers: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, adres, postcode, woonplaats, land, telefoonnummer, e-mailadres, informatie over gezagdrager(s) van cliënt

  • BSN nummer

  • Geboortedatum, leeftijd

  • Geslacht

  • Burgerlijke staat

  • Persoonlijke informatie (etnische afkomst, religieuze afkomst, gegevens over gezondheid, gezinssituatie, levensstijl, gedrag, seksuele geaardheid, strafrechtelijke gegevens en economische situatie)

  • Gegevens (huis)arts of verwijzend arts, school

Deze gegevens worden verwerkt op basis van

  • Wettelijke verplichtingen

  • Uitvoering van de behandelovereenkomst

  • Toestemming van de cliënt en/ of diens wettelijk vertegenwoordiger

 

Geheimhouding en beroepsethiek

KidzEigen is aangesloten bij de Nederlandse Vereniging voor onderwijskundigen en pedagogen (NVO) en werkt volgens de Beroepscode van de NVO. Binnen KidzEigen gelden de Algemene voorwaarden zoals die door de NVO zijn opgesteld. Tevens is de praktijk geregistreerd bij Stichting Kwaliteitsregister Jeugd. Daarnaast is Kidzeigen gebonden aan de Jeugdwet en de AVG. 

Beveiliging

Cliëntgegevens die ik nodig heb voor het verlenen van zorg, worden geregistreerd volgens de AVG. Dit betekent dat je gegevens niet toegankelijk zijn voor onbevoegden. Er zijn passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de beveiliging van cliëntgegevens te waarborgen. Digitale gegevens worden opgeslagen op beveiligde systemen met toegangscontrole. De systemen worden onderhouden en beveiligd volgens de actuele beveiligingseisen. Ik pseudonimiseer en zorg voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is. Ik maak back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten. Ik test en evalueer regelmatig de maatregelen. 

Wanneer ik persoonlijke informatie per e-mail naar je wil versturen of van je wil ontvangen, gebruik ik hiervoor beveiligde mail. Ook wanneer ik digitaal contact heb met de gemeente of andere zorgverleners (bijvoorbeeld de huisarts) gebruik ik hiervoor een beveiligde vorm van e-mailen of een beveiligde vorm van berichtenverkeer. Papieren waarop cliëntgegevens staan of vertrouwelijke informatie met betrekking tot cliënten, worden zo spoedig mogelijk gedigitaliseerd en toegevoegd aan het elektronisch cliëntendossier. Alle documenten van het cliëntdossier die (tijdelijk) op papier moeten worden bewaard, worden bewaard in een afgesloten kast in een afgesloten ruimte. Informatie die vanuit de praktijk aan cliënten of ouder(s)/verzorger(s) van cliënten verstrekt wordt, zal verstuurd worden naar de e-mail en/of postadressen die cliënt of ouder(s)/verzorger(s) bij aanmelding aan KidzEigen heeft opgegeven.

Ten behoeve van contacten met derden, ten gunste van behandeling of onderzoek (school, praktijkondersteuner, huisarts) teken je vooraf, middels schriftelijke toestemming. Dit bespreek ik ook mondeling vooraf met je.

Verwerkers en externe dienstverleners

KidzEigen kan voor het verwerken van persoonsgegevens externe dienstverleners (verwerkers) inschakelen die volgens mijn instructies persoonsgegevens verwerken. Een voorbeeld is dat de financiële administratie uitbesteed is aan een accountantskantoor.

Met deze verwerkers wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten die voldoet aan de eisen die de AVG daaraan stelt. 

Digitale cliëntgegevens worden ingevoerd en bewaard in het beveiligde digitale cliëntdossier van ProSoftware. Prosoftware is NEN7510, ISO9001 en ISO27001 gecertificeerd.

Mailverkeer van persoonlijke informatie vindt plaats via Zorgmail. Het voldoet aan strenge privacyregels, zoals NEN 7510).

Overleg met andere professional vindt, na toestemming, plaats via Zorgmail of Doctolib Siilo. Dit voldoet aan belangrijke normen zoals NEN7510, NEN7512, NEN7513 en NTA 7516, maakt gebruik van end-to-end encryptie en vereist identificatie via bijvoorbeeld een BIG-nummer of andere professionele verificatiemethoden..

Bij het verlenen van particuliere zorg en voor vergeten of te laat afgezegde afspraken ontvang je een zorgnota. Op deze zorgnota staan NAW-gegevens, de behandeldatum, kosten, en eventueel een prestatiecode voor de behandeling. Deze zorgnota’s bewaar ik voor de crediteuren- en debiteurenadministratie. 

KidzEigen verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

KidzEigen verwerkt enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Rechten omtrent je gegevens

De procedures omtrent de rechten van minderjarige en meerderjarige cliënten zijn gebaseerd op de Nederlandse wet WGBO.

  • Leeftijd: 0 tot 12 jaar. Indien het kind nog geen 12 jaar oud is, oefenen de gezagsdragers de rechten van het kind uit.

  • Leeftijd: 12 tot en met 15 jaar. Wanneer een kind 12, 13, 14 of 15 jaar oud is, oefenen zowel het kind zelf als de gezagsdragers zijn/haar rechten uit.

  • Leeftijd: 16 jaar en ouder. Jongeren van 16 jaar of ouder oefenen zelfstandig hun rechten uit, tenzij de jongere wilsonbekwaam is. In dat geval oefenen de gezagsdragers zijn/haar rechten uit. Dit betekent dat jongeren van 16 jaar en ouder voor gezondheidszorg worden gezien als meerderjarig. Het wettelijk beroepsgeheim geldt dan ook tegenover hun gezagsdragers.

Je hebt recht op inzage, opvragen of verwijdering van de persoonsgegeven welke KidzEigen van jou ontvangen heeft. Zo’n verzoek kun je indienen bij de praktijk. KidzEigen kan je vragen om je te legitimeren voordat er gehoor kan worden gegeven aan voornoemde verzoeken. In de beroepscode van de NVO is meer informatie te lezen over (inzage, kopie, recht op correctie en vernietiging van) het dossier. 

Indien je geen toestemming verleent voor het verstrekken van gegevens t.b.v. facturatie en declaratie, worden alle kosten t.b.v. behandeling en onderzoek aan jezelf doorberekend.
Mag KidzEigen je persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Bewaartermijn

KidzEigen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Meldplicht datalekken

De meldplicht datalekken houdt in dat organisaties een datalek moeten melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Men spreekt van een datalek wanneer er sprake is van onbedoelde toegang, vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens bij een organisatie of persoon. KidzEigen heeft maatregelen genomen om datalekken te voorkomen. Indien zich onverhoopt toch een datalek voordoet, beoordeel ik of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of de betrokkenen wettelijk vereist is, waarbij ik conform de AVG zal handelen.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vraag ik je hierover direct contact met me op te nemen. Komen wij er samen niet uit dan vind ik  dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen. Informatie over hoe te handelen als je een klacht hebt, vind je in de Klachtenprocedure.

Vragen

Als je naar aanleiding van de Privacy Policy nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact op.